Evolution, chamboulement, révolution, ce ne sont ni les termes ni les superlatifs qui manquent pour décrire les profondes mutations qui s'opèrent dans le domaine de la gestion de l'information.
Avec des notions, parfois vécues comme ésotériques, comme le Bigdata, l'adaptative design, la mobilité, l'ambient intelligence, ce sont ni les sujets ni les thèmes qui manquent dans le parcours initiatique de celles et ceux qui s'intéressent au champ d'études de l'informatique moderne, pour ne pas dire de pointe.
De nouvelles technologies sont arrivées, de nouvelles façons de procéder également ; à l’heure du tout numérique, de l’interconnecté, du tout communicant, une suite de produits on ne peut plus connue, vient bouleverser notre quotidien en embrassant tous ces concepts, et plus, avec beaucoup de subtilité.
Cette suite vous la connaissez obligatoirement, peut-être pas sous sa mouture actuelle ni avec ses nouveaux services ou ses nouvelles possibilités ; il s'agit d'Office 365 le célèbre produit de Microsoft. Derrière le hashtag #officeeverywhere se cache une nouvelle façon de voir, de procéder ; une nouvelle philosophie. Nous allons vous expliquer techniquement mais aussi conceptuellement pourquoi en s’appuyant sur les propos de Denis Bertrand, professeur à l’université Paris VIII, Sciences Po et animateur sur France 5 de Denis Décode.
Pause. Un peu de philosophie
La sémiotique ou sémiologie, vous connaissez ?
Branche méconnue généralement rattachée à la philosophie, ayant un lien, certes éloigné, mais pourtant concret avec des concepts de la psychologie, cette discipline s’attache à la signification des choses, à l’étude des sens ; ce qu’un mot, un symbole représente ; les concepts qu’ils véhiculent avec eux. Cette discipline soulève le côté sous-jacent des termes ou représentations employés ; leurs impacts qu’ils peuvent avoir sur nous de par leurs notions, leurs poids, leur visuel en termes de conscience et parfois inconscience collective.
Denis Bertrand, spécialiste émérite dans ce domaine, nous propose ainsi une courte pause dans la course effrénée que nous menons avec les nouvelles technologies. Dans ce flot incessant d’information, dans ce renouvellement inlassable de nouveaux produits, ce grand professeur nous propose d’analyser sommairement comment la suite de Microsoft, si populaire, est devenue totalement ancrée dans notre société. La représentation de ce mot « Office »chez les anglo-saxons, où il revêt outre le côté de métier, une dimension religieuse et de sacralité immédiate n’est pas la même que chez nous. En France, on y considère plus une dimension d’autorité, de devoir et même de centralité comme dans l’expression « Office de tourisme ».
Un mot existant également dans son voisinage, y compris celui de son utilisation, Denis Bertrand indique ainsi, à l’image de l’expression « Carte Bleue », qui est d’abord une marque avant d’être tombée dans un lieu commun, comment Word, Excel ou PowerPoint, sans y être, semblent s’y rapprocher en faisant parti du vocable sociétal. Car il y a deux moteurs de l’évolution du langage, d’un côté la politique linguiste c’est-à-dire celle décidée par action volontaire sur la langue, et de l’autre l’usage, à savoir ce que les gens décident par eux même. Si les produits Microsoft n’ont pas perdu leur identité institutionnelle, on n’hésite toutefois pas à les employer comme des noms communs, à leur adjoindre des adjectifs : « je t’envoie par mail mon petit excel, tu trouveras ci-joint mon beau powerpoint », etc.
Office c’est également des outils polyglottes. Disponible dans un nombre impressionnant de langue, intégrant toutes les variantes culturelles. On peut y retrouver du Kazakh, de l’hébreu, de l’ukrainien, du chinois, etc.
Les outils de cette suite sont donc suffisamment aboutis pour permettre de nombreux usages, tant privatifs qu’entrepreneurials. Mieux, sans s'en rendre compte, Office participe également à la construction de la pensée ; avec powerpoint par exemple. Cet outil nous incite à structurer nos pensées, à les ordonnancer, à les cadrer, à évoluer dans un cadre, dans un paradigme de pensée. Et que dire d'Office Sway, le nouveau venu, complètement connecté, qui permet de récupérer images, vidéos, adapter les thèmes automatiquement et d'avoir une présentation interactive et partageable y compris sur un site web ?
Que l'on apprécie ou non les produits de Microsoft, on ne peut que reconnaître leur participation aux services, au vocable et à la symbolique (la disquette de sauvegarde qui ne représente plus rien de concret de nos jours, le bouton de retour en arrière...) de l'informatique d'aujourd'hui.
Fin de la pause
Qu'est-ce qu'Office 365 ? Simplement dit, il s’agit d’une offre permettant de s’abonner, par paiements mensuels ou annuels à une pléthore d’outils et services en ligne pour des gains de productivité ; et ce, à l’usage des particuliers et entreprises. Dépendamment de l’offre choisie, s'ouvre la possibilité d’utiliser l’ensemble pour une ou plusieurs personnes au sein de la même famille, société avec un déploiement sur un ou plusieurs matériels.
Bénéficiant de la nouvelle stratégie Microsoft consistant à considérer qu'un environnement, qu’il soit d’un particulier ou d’entreprise, n'est pas tout Windows comme il n'est d'ailleurs pas tout Apple ou tout Google ; nouvelle époque, nouveaux mœurs ; tout se côtoie, s’interface, est agnostique à la technologie. Office 365 se veut donc désormais everywhere. Tout y passe. Le PC on le savait, mais désormais tablettes et téléphones même s'ils sont iOS ou Android. Tout est maintenant efficient et compatible, Office 365 s’installe sur tous ces devices. Ainsi, en fonction de l'abonnement (par exemple celle famille ou Business) s'offre le droit d'installation sur 5 devices différents ; y compris iPhone, iPad, Android.
Pour résumer, Office 365 ce sont donc outils d'un côté et services de l'autres ; à disposition et centrés autour de l'utilisateur.
Question outils on retrouve les sempiternels Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, OneNote et Publisher. En version 2013 ces produits, si vous ne les utilisez pas encore, ont des fonctionnalités très pratiques. Citons notamment la possibilité pour Word de transformer des PDFs en fichiers Word afin de pouvoir les modifier ou les capacités de OneNote à transformer vos écrits manuels, si tant est que vous ayez pris vos notes avec un stylet, en écrits manuscrits. Autre exemple, toujours concernant OneNote, sa capacité à indexer vos textes, à archiver les cartes de visite tout en faisant de la reconnaissance de caractères afin d’enregistrer vos contacts sans la moindre action utilisateur.
Rappelons, puisqu’il s’agit d’un abonnement, que l’utilisateur gagne la garantie de toujours profiter des dernières versions de ces logiciels. Cette politique de mise à jour diffère radicalement de l’offre classique ; toujours disponible et dénommée Office 2013 ; où l’utilisateur achète une version spécifique et figée des produits.
Question services, là aussi c'est à foison, Office 365 en offre plusieurs, et pas des moindres. Office 365 c'est ainsi du stockage en ligne : celui de OneDrive. La sauvegarde de vos documents se fait ainsi désormais par défaut - mais c’est réglable - dans le cloud. On gagne ainsi l’avantage d’avoir ses documents accessibles de partout simplement et rapidement ; la sauvegarde classique, hors connexion, sur le PC étant toujours possible.
Très pratique et intéressant, la zone de stockage offerte via l’abonnement permet de l'illimité ; ce qui fait de OneDrive, nous en parlions dans un précédent article, la solution de stockage illimité la moins chère du marché. Documents, images, photos, vidéos, vous pouvez backuper tout ce qui vous tient à coeur.
Outre le stockage, Office 365 c’est la possibilité avec n’importe quel navigateur moderne d’utiliser les versions en ligne des produits Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Couplée à OneDrive, l’offre prend tout son sens : il est possible d’accéder et modifier ses documents de n’importe où. Rappelons par ailleurs que cette version web d'Office, dénommée Office Online, est fondamentalement gratuite pour tout un chacun, même sans abonnement Office. Elle se limite néanmoins à un stockage de 15Go là où Office 365 propose de l’illimité sous OneDrive.
Mais ce n’est pas tout !
Office 365 c'est également 60 minutes par mois d’appel Skype à l’international vers plus de 60 pays ; une aubaine pour qui en a besoin.
Pour les sociétés, l’offre va encore plus loin. L’abonnement peut permettre l’utilisation de Lync, la solution de communication en ligne, meeting et vidéoconférence en HD. Cet avantage n’est pas anodin, notamment pour les grosses structures travaillant around the world, around the clock. Permettre aux collaborateurs d’échanger intra ou inter-sites via du chat est un besoin nécessitant d’ordinairement une infrastructure supplémentaire, avec licences et coûts qui y sont liés. Pas ici ; pour peu que l’on ait opté pour l’offre adéquate (l’offre Business Premium par exemple) qui offre l’entièreté de tous les services y compris Yammer et Exchange Online.
Yammer est un réseau social d’entreprise, une sorte de Facebook professionnel, qui favorise fortement la collaboration au sein d'une société. Exchange online, quant à lui, qui propose de la messagerie professionnelle, gestion de calendrier et contacts ainsi qu’une boite de réception de 50Go.